реферат скачать
 

Системы управления электронным документооборотом

| | |- Hummingbird DM WorkFlow |

| | |- Hummingbird Imaging |

| | |- Hummingbird Web Publishing |

|Micros|Microso|Платформа для обмена сообщениями и организации совместной |

|oft |ft |работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для |

|Exchan| |электронной почты, планирования работы групп, |

|ge | |сотрудничества, а также для приложений управления |

|Server| |документооборотом и маршрутизации документов. |

|2000 | |Microsoft Exchange 2000 Server, вместе с клиентом Microsoft|

| | |Outlook 2000, обеспечивает надежную, масштабируемую и |

| | |удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и |

| | |организации совместной работы, открывающей пользователям |

| | |доступ к базе знаний. |

| | |Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с |

| | |операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен|

| | |для организаций любого масштаба: от небольших организаций |

| | |до крупнейших территориально распределенных предприятий. |

| | |Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web |

| | |Storage System позволяет объединить надежность и |

| | |масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и |

| | |открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище|

| | |знаний с развитыми возможностями, так и платформу для |

| | |бизнес-приложений. |

| | |Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server |

| | |является платформой для полнофункциональных служб |

| | |информационных, аудио— и видеоконференций, что открывает |

| | |новые возможности для совместной работы. |

|Novell|Novell |Инструмент для передачи сообщений и организации |

|GroupW| |сотрудничества в среде one Net, а также для ведения |

|ise 6 | |совместной работы. GroupWise 6 - инструмент для передачи |

| | |сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а |

| | |также решение для ведения совместной работы. GroupWise 6 |

| | |повышает производительность труда в организации за счет |

| | |ускорения ответной реакции, расширения зоны сотрудничества,|

| | |обеспечения защищенного взаимодействия с поставщиками и |

| | |клиентами, а также благодаря предоставленной |

| | |администраторам возможности настраивать технологии в |

| | |соответствии с задачами и бизнес-целями. |

| | |Основные преимущества: |

| | |- повышение эффективности и ускорение ответной реакции |

| | |сотрудников организации (доступ к информации и расписаниям,|

| | |возможность легко и быстро связываться с сотрудниками); |

| | |- простота в управлении благодаря интеграции с последними |

| | |продуктами семейства сетевых служб Novell (единый каталог |

| | |NDS eDirectory и Novell DirXML); |

| | |- простота администрирования системы из любой точки, |

| | |используя для этой цели веб-браузер или беспроводное |

| | |устройство; |

| | |- высокая масштабируемость (Smart Caching - |

| | |интеллектуальное кэширование - позволяет администраторам |

| | |поддерживать большее число пользователей с помощью одного |

| | |сервера); |

| | |- обеспечение конфиденциальности и доступности информации |

| | |(инструменты аутентификации, поддержка отраслевых |

| | |стандартов Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose |

| | |Internet Mail Extension (S/MIME) и Public Key |

| | |Infrastructure (PKI), служба Novell Cluster Services, |

| | |интеллектуальное резервирование и восстановление, контроль |

| | |многопотоковой базы данных); |

| | |- более простое взаимодействие через сеть (гибкие и |

| | |интегрированные функции передачи электронных сообщений, |

| | |групповое планирование, календарь, задания, поддержка |

| | |контактов и управление документооборотом для традиционных, |

| | |Web- и беспроводных клиентов, средства управления почтовыми|

| | |ящиками); |

| | |- расширенные функции управления документооборотом |

| | |(управление версиями, механизмы формирования отчетов, |

| | |инструментальные средства управления, полнотекстовое |

| | |индексирование и тесная интеграция с наиболее популярными |

| | |на сегодняшний день приложениями); |

| | |- поддержка Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), |

| | |Post Office Protocol 3 (POP3) и других стандартов, а также |

| | |Network News Transfer Protocol (NNTP) и Lightweight |

| | |Directory Access Protocol (LDAP). |

|Lotus |Lotus |Современное решение для управления документами в |

|Domino| |распределенной среде. Современное решение для управления |

|.Doc | |документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на |

| | |распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются |

| | |составной частью пакета программ IBM для управления |

| | |документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document|

| | |Management Suite - EDMSuite). |

| | |Oсновные свойства и преимущества: |

| | |- все функции для управления документами (регистрация |

| | |входящих и исходящих документов, сохранение версий |

| | |документов, создание профилей документов, интуитивная |

| | |иерархия контейнеров, полномасштабные средства текстового |

| | |поиска и получения информации, работа с аудио- и |

| | |видеоданными, графическими образами и т.п.); |

| | |- безопасность и устойчивость(средства защиты и шифрования |

| | |промышленного уровня, средства идентификации пользователей,|

| | |средства RSA и SSL); |

| | |- простота установки (установка сразу после поставки, |

| | |немедленное создание удобной и безопасной рабочей среды, |

| | |определение группы, простой и понятный пользовательский |

| | |интерфейс); |

| | |- масштабирование (для распределенного предприятия, |

| | |поддержка технологий Интернет, интранет, экстранет, а также|

| | |мобильных и отключенных пользователей с использованием |

| | |репликации); |

| | |- открытость и расширяемость (возможность работы с |

| | |Web-браузерами, клиентами Notes и приложениями Windows, |

| | |совместимость со стандартом ODMA). |

|Docume|Documen|Система управления документами. Автоматизация |

|ntum |tum |документооборота и типовых бизнес-процессов на предприятии.|

|4i / |(Дистри|Система управления документами серии Documentum 4i |

|Управл|бьютер |позволяет решать широкий спектр задач автоматизации |

|ение |- |документооборота на предприятии, связанных с деятельностью |

|докуме|компани|различных подразделений, а также автоматизировать типовые |

|нтами |я |бизнес-процессы. |

|и |Докумен|Система |

|процес|тум |- обеспечивает полный набор функций для управления |

|сами |Сервиси|документами и процессами их обработки; |

|их |з) |- полностью обеспечивает возможность дальнейшего роста |

|обрабо| |системы, никак не ограничивая его по масштабируемости; |

|тки | |- может быть интегрирована с другими бизнес-приложениями, |

| | |автоматизирующими основную деятельность функциональных |

| | |подразделений предприятия: ERP, CRM, CAD/CAM/PDM-системами,|

| | |САПР и т.д.. |

2.Функции и задачи систем управления документами.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому

должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства.

Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в

организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа [6] состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно

разработку содержания документа; оформление документа;

утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он

считается неопубликованным, и права на документ определяются правами

доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

. активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения;

долгосрочного хранения;

. уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую

стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются

только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного

документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное

информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному

руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время

многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы

заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в

заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно

получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в

электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного

архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело,

заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию

документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку

на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного

обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

. Организация хранения электронных документов. Необходимо

обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на

разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются

двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта

информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра

обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач,

необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный

носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения

информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения,

которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного

доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для

архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков.

Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не

только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать

миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться

либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 90

дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на

более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в

зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

. Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная

система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и

микрографические документы - система должна хранить только электронную

карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных

архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.

. Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения

документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью

поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко

рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов.

Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который

точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска

свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход

применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что

ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи

такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по

данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие

документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и

аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне

документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список

пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как

правило, определяются следующие виды доступа [3] (набор полномочий зависит

от конкретной СУД):

полный контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые

версии;

право читать документ, но не редактировать;

право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

полное отсутствие прав доступа к документу;

. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые

порождают документ. Архивная система должна поддерживать

специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам

разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

. Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения

коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии

на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки,

текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к

имени автора, создавшего эти комментарии.

. Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке

целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные

функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что

предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими

пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы

позволить в рамках одного документа, работать, одновременно, нескольким

пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один

документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько

подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии)

документа может существовать несколько представлений документов (в разных

форматах).

. Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять

собой совокупность других документов. Такой документ носит название

составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит

название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу.

Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких

типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер,

например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и

т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в

составной документ. Для составных документов должно существовать

приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого

документа.

. Поддержка распространения опубликованных документов. Как только

документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит

двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем

рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций,

связанных с документами разных типов (электронных, бумажных,

микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема

подразделяется на два основных класса.

. Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества

разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных

или персональных сканеров. После операции сканирования документ

вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

. Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от

предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество

однотипных документов. В качестве примеров приложений данной

технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему

ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки

анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать

два основных класса задач.

Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма

с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество

анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае

нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами

изображения документов.

Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения

документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5


ИНТЕРЕСНОЕ



© 2009 Все права защищены.